NHRF-aangesloten

Privacy Statement

STICHTING RALLY VAN DE GRENSSTREEK

Algemene informatie

Het doel van de stichting Rally van de Grensstreek is gedefinieerd in de Statuten. De stichting Rally van de Grensstreek is in 1996 opgericht en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 41098559.  

De stichting Rally van de Grensstreek (hierna stichting) kan niet functioneren zonder (persoons-)gegevens. Het gaat uitsluitend om (persoons-)gegevens die nodig zijn voor bereiken van het doel van de stichting . Op de stichting rust de verplichting om deze persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te behandelen. In dit Privacy Statement is op hoofdlijnen beschreven wat wij daarvoor doen.

Verzamelen van persoonsgegevens

Alle gegevens worden uitsluitend vrijwillig verstrekt door bezoekers van de website en door deelnemers aan evenementen. Dit kan plaatsvinden via de inschrijfformulieren op de website, via het algemene contactformulier op de website of in een email of schriftelijk bericht aan het bestuur of het wedstrijdsecretariaat. De stichting gebruikt geen (persoons-)gegevens die zijn verzameld uit andere bronnen.

Op de website zijn verschillende invulformulieren beschikbaar. De daarin gevraagde gegevens zullen uitsluitend gebruikt worden voor het doel waartoe het formulier dient. Dit doel staat op het formulier vermeld.

Bij het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) waren al veel gegevens in het bezit van de stichting. Deze gegevens zijn vrijwillig verstrekt en het doel waarvoor ze worden gebruikt - de activiteiten van de stichting - is bekend bij de verstrekkers.

Doel van gegevens

De stichting kan de gegevens die worden verstrekt gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • Het organiseren van evenementen van de stichting. Tot evenementen worden gerekend ritten, wedstrijden, bijeenkomsten, voorlichtingen, cursussen, opleidingen, beurzen e.d.
  • Het maken van deelnemerslijsten ten behoeve van een evenement van de stichting
  • Het publiceren van resultaten behaald tijdens de evenementen van de stichting
  • Het versturen van nieuwsbrieven van de stichting.
  • Het innen van de inschrijfgelden en verzenden van facturen.
  • Het (incidenteel) versturen van andere berichten of e-mails die betrekking hebben op een individueel deelnemer of kleinere groep van deelnemers.
  • Het genereren van managementinformatie voor de bestuurlijke werkzaamheden van de stichting.
  • Het aanleggen en bijhouden van een historisch archief van de stichting

Gegevens verstrekken aan derden

Gegevens die door een deelnemer aan de stichting zijn verstrekt zullen nooit aan derden worden doorgegeven. Er zijn echter enkele uitzonderingen op deze regel:

  • Wanneer er een gerechtelijk bevel is uitgevaardigd om gegevens te verstrekken.
  • NAW bestanden aan de drukker voor het versturen van een gedrukt medium.
  • NAW bestanden aan partijen die essentieel zijn voor het kunnen organiseren van evenementen zoals dienstverleners in de horeca, ticketbureaus e.d.
  • NAW gegevens aan dienstverleners die worden ingeschakeld ter ondersteuning van de werkzaamheden van het bestuur en door het bestuur aangestelde functionarissen, zoals een bank, een administratiekantoor of een accountant.
  • Gegevens over voertuigen aan partijen waarmee de stichting een relatie heeft. In alle gevallen gaat het hier om geanonimiseerde voertuiggegevens.

Aanpassing van ledengegevens

Een deelnemer heeft te allen tijde de mogelijkheid om zelf de verstrekte gegevens te wijzigen door middel van het algemene contactformulier op de website of via een email of een schriftelijk bericht aan het wedstrijdsecretariaat. Op andere wijze doorgegeven wijzigingen (b.v. telefonisch, d.m.v. berichtenapps, via social media) zullen niet worden verwerkt. Via het algemene contactformulier op de website of een schriftelijk verzoek aan het wedstrijdsecretariaat heeft een deelnemer te allen tijde de mogelijkheid de opgeslagen gegevens op te vragen.

Bewaren van gegevens

De stichting beheert een historisch archief met gegevens over de stichting en haar activiteiten (b.v. deelnemerslijsten aan ritten en rally’s). Dit archief is bedoeld voor het vastleggen van de geschiedenis van de stichting en draagt in belangrijke mate bij aan het doel van de stichting. In beginsel worden deze gegevens voor onbeperkte tijd bewaard.

Desgevraagd kan een deelnemer door middel van het algemene contactformulier op de website, via een email of een schriftelijk bericht aan het wedstrijdsecretariaat verzoeken om gegevens te verwijderen. De stichting zal dit in een redelijke termijn en naar vermogen doen. Een verzoek tot het verwijderen van alle gegevens betekent dat de deelnemer niet meer is op genomen in de historische overzichten en dat de stichting de deelnemer niet meer kan informeren over toekomstige activiteiten. De deelnemerslijsten en andere overzichten met gegevens die in het verleden zijn gepubliceerd en verspreid, m.n. in hardcopy, vallen buiten de invloedssfeer van de stichting.

Beheer website

Deze website staat onder beheer van de stichting. De website maakt geen gebruik van (functionele) cookies.

Beveiliging

De gegevens die een deelnemer aan de stichting heeft verstrekt, worden in een fysiek en digitaal beveiligde omgeving opgeslagen (de deelnemersadministratie). Deze gegevens worden zowel in digitale vorm als in hardcopy opgeslagen. De gegevens die uit de ledenadministratie worden verzamelt voor de hierboven genoemde doeleinden worden met de grootste zorgvuldigheid gebruikt.  Als de gegevens digitaal worden verwerkt op ICT-apparatuur dan is deze met gangbare en up-to-date anti-virus software beveiligd. Gegevens op papier worden eveneens op een veilige manier opgeslagen en gebruikt. De uit de deelnemersadministratie verstrekte gegevens bevatten vertrouwelijke gegevens en worden vernietigd zodra deze geen waarde meer hebben voor het gebruiksdoel.

Datalekken

Bij het opslaan en verwerken van gegevens kan het ondanks de betrachte zorgvuldigheid voorkomen dat gegevens verloren gaan of in handen komen van anderen. Een dergelijk datalek kan niet volledig worden uitgesloten. Als een datalek wordt vermoed of vastgesteld zal het bestuur (c.q. de secretaris) direct worden geïnformeerd. Daarbij zal het bestuur direct een onderzoek starten om de impact van het datalek te kunnen bepalen en worden passende maatregelen getroffen om schadelijke gevolgen te beperken. In voorkomend geval zal de Autoriteit Persoonsgegevens worden geïnformeerd.

Vragen

Bezoekers van deze website en deelnemers kunnen met vragen over ons Privacy Statement terecht bij de stichting door gebruik te maken met het op deze site beschikbare algemene contactformulier of door een schriftelijke vraag aan wedstrijdsecretariaat.

Wijzigingen

Het Privacy Statement is beschikbaar op de website en kan desgevraagd in hardcopy worden verstrekt aan deelnemers. De stichting is gerechtigd de inhoud van het Privacy Statement te wijzigen. De wijzigingen zullen in de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering worden geaccordeerd.